「進捗どうなってる?」って聞きたくないから使うタスク管理ツール・ToDoリスト

「この前お願いしたあの仕事、進捗どうなってる?」「みんな今何やっているの?」と、チームメンバーにしょっちゅう聞くのも気が引けるし、聞くのも、聞かれるのだってストレスですよね。着手してるように見えないけど大丈夫なのかと思いながら、日々もやもやと過ごしていた頃に使い始めたクラウドタスク管理ツールについて書きました。イギリス(ウェールズ)企業が開発しているツールで、私は2年くらいMac・iPhone・iPadで使っています。(Notionに移行するかどうか検討しているところではありますが・・・。)

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タスク管理・ToDoリストにお金をかけるかどうか

ayoa-remote-work

何かしら記録しないとタスクのトラックはできなくなるし、かといってスプレッドシートでは更新する人のマニュアル作業が多く発生してしまいそう。あまり複雑なツールだと皆が使いたくなくなるかもしれないし、全員のサブスクリプション代の元をとれるほど生産性上げられるか自信ない。カレンダーアプリでいいのではと試してみたけど、備考欄に情報が増えすぎて使いづらい・・・。

今までウェールズの企業が開発しているというセンチメンタルバリューで、タスク管理に有料のツールを使ってきました。ここのところ、色々なサブスクリプション代が嵩んできたので、タスク管理は無料のものにしたいなと「タスク管理ツール10選」みたいなランキングに出てくるものをちょこちょこ試しておりました。

起業ログ
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Ayoa

そして、完全無料はあきらめ、有料でもいいから引き続き使おうという結論に至ったツールはこちらです。無料プランあり

Ayoa

※「えぃよぅあ」と発音するのがネイティブ発音に近そうです。
日本語のインターフェースに切り替えられますが、英語のまま使う方がおすすめです。

タスクをアサインする人のアカウントは月1,500円弱アサインされるチームメンバーや個人で使う場合は無料でも多くの機能を使うことができます。

2022.2追記:無料プランがなくなっていました。料金プランの変更が多いので、公式HPで確認してみてください。

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何ができるのか

こちらをご覧ください。タスク管理ツールといえば、だいたい似たような機能になってくるかと思いますが、Ayoaが他と大きく違うのは、マインドマップも使えてしまうところと、バブルをちりばめたようなキャンバスビューでしょうか。

私としては、このインターフェースはカラフルすぎて心がざわざわしてしまうので、モノトーンだったらいいなと思っているのですが、色や絵の力を最大限に活かした記憶力の定着が売りのマインドマップツールの会社が開発しているのでカラフルなのでしょう。

ITリテラシーが決して高いとは言えない私の会社のスタッフにとって、とっつきやすいビジュアルのように思います。お子さまも楽しめそうですね。

何パーセントの進捗なのか視覚的に確認できる

Ayoa

私は主にカンバンスタイル (workflow view) で、「マネジメント」「マーケティング」「会計」「人事・労務」「総務」のような感じでカテゴリーを作り、その中にタスクを入れています。

カンバンスタイルで作ったプロジェクトをバブルのようなビュー (canvas view)にもスイッチすることができます。このビューにすると、どのタスクが何パーセントの進捗で進んでいるのかとても見やすいのです。

例えば、これは私のリアルなタスクのスクリーンショットなのですが、
「マーケティング」カテゴリーに入れている「HP renewal (ホームページのリニューアル)」というタスク、現在60%まで進んでいるということがわかります。これは私が感覚的に思っている数字をProgressバーを動かして設定しています。SWELLというWordPressテーマ(このブログと同じテーマです。)にすると決まったので、6割は終わったようなものだと思い込んでいるからです・・・。

Ayoa

下の写真のように、カンバンスタイル(workflow view)のままでも進捗状況を見ることはできます。
円が小さすぎるので拡大していますが、それでもちょっと見づらいですね。

ayoa
イニシャルの部分にアサインされている人のアイコンがつきます。
これは私が一人で地味に行っているタスクなので、自分のアイコンだけが表示されています。

Ayoaは、割り振られた(または自分の)タスクの進捗具合が「何パーセント」なのか、自分でインジケーターを左右に動かし表示させることができます。進捗を入力しないこともできます。どの程度終わっていれば何パーセントなのかという目安はあらかじめ話しておいた方がよいかもしれません。ただ、あまり細かく決めると「タスク管理ツールに記録するタスク」が発生して非効率になってしまうので、今のところは自由に主観で入れてもらっています。チームメンバーは10名弱。このツールを使うのにちょうどよい人数のように感じています。

「何パーセントの進捗か」というのが視覚的に見やすいツールで、出来るだけリーズナブルにという私の希望を叶える他の管理ツールが見つけることができませんでした。(Trelloなどのように、カードを右に動かしていくことによって進捗を見るのではなく、タスクの中で進捗具合をパーセント表示できるツールがよいなと思っていました。)

タスク(親タスク)の下にサブタスク(子タスク)を付け足せる

そして地味にうれしいのが、タスク(親タスク)の下にサブタスク(子タスク)を付け足して、親子セットでタスク管理できるところ。

ワークフロービュー:「マーケティングカテゴリー」下に作成したタスク「HP renewal」
3つのサブタスクが入っています
ayoa
一覧表示したときのサブタスクの詳細までは見えないので細かいことで気が散りません
ayoa
キャンバスビューにスイッチ:サブタスク数が1/3と表示

さいごに

Ayoa



Todoistのように生産性をデータで見ることができて、
wrike のようにシャープなインターフェースで、
Jootoのように日本語でも情報が充実していて、
もうちょっと安かったら、もっとチームで使いやすくていいなと思います。

でも、

・自分やチームメンバーのタスクの進捗状況がパーセンテージで見られる
・一つのタスクを複数人にアサインできる
・マインドマップが使える
親子でタスク管理(タスクの下にサブタスクを作ってセットで管理)ができる
・シンプルな使い方にも、深い使い方にも対応できる
人にタスクをアサインすることがないチームメンバーは無料で使える
・月1,500円くらい

というところが気に入っているタスク管理ツール Ayoa のご紹介でした。
(一番の理由はウェールズの会社だからかも。)

私のように、実行は苦手だけど計画は大好きという方、人の進捗が気になる方、チームで簡単そうなタスク管理ツールを使いたいけどLINE Worksタスクじゃ物足りない方、Ayoa を楽しんでみませんか。

タスクの取り組み方についてはこちらの本が役に立ちました。どちらも有名ですが、まだ読んだことないようでしたら是非。この2冊なら短い時間でささっと読めてしまいます。

他にもよいタスク管理ツールがあったら教えてください。

task-management

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